退職の挨拶メールの返信は必要? 社内や社外取引先など相手別の例文や注意点を解説

社内で定年退職する人や、社外の人から退職挨拶メールをもらうことがあります。
そんな時メールの返信はすべきなのか、親しくない人だとなおさら悩むものです。
今回は、社内・社外の退職の挨拶は返信すべきか、退職挨拶メールの返信方法について解説。
社外から来た取引先の退職メールの返信例文から、親しくない人の退職メールの返信例文も紹介します。

退職の挨拶メールに返信するべき?

退職挨拶メールには返信するべきか、迷ってしまうもの。
返信すべきかどうかは、親しいか親しくないか、相手との関係にもよります。

個人宛に届いた場合

退職挨拶メールが一斉送信ではなく、個人宛に届くなら相手との関係もそれなりに親しいでしょう。
その場合は、社内・取引先問わず返信するのがおすすめです。
相手の状況を見て、食事に誘ったり、直接挨拶に伺ったりするのも良いでしょう。

一斉送信の場合

退職メールが社内に一斉送信された場合、さほど親しくない間柄のことも多いため、基本的に返信は不要です。
ただし、直属の上司の定年退職などお世話になった人には、返信して感謝の言葉を述べるのがおすすめ。
また、今後も付き合いが続く相手ならシンプルな文で返信しておくと印象が良いです。

返信する場合は早いタイミングで

退職挨拶メールに返信する場合、できるだけ早いタイミングで送るのが大切です。
社内でも社外でも、基本的に社用アドレスからメールが送られてくることになるでしょう。
メールが送られてくるのは退職日当日が多いため、相手が退社する前に確認できるよう、速やかに返信してください。
また退職日は後日で、メールが送られた日が最終出勤日ということもあります。

退職の挨拶メールに返信する時のポイント

次に、退職挨拶メールに返信する時のポイントを解説。
退職メールへの返信例文に使えるシンプルかつ具体的な表現も紹介します。

感謝の気持ちを伝える

まずは、メールで退職の挨拶をしてくれたことに対する感謝を述べましょう。
社内の退職メールへの返信例文は、「ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。」
社外の退職メールへの返信例文は、「この度はご丁寧に退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。」など。
その後で、これまでお世話になったことへの感謝の言葉も伝えます。

相手とのエピソードを添える

相手とのエピソードを添えると、その時の情景が思い浮かびます。
社内の退職メールへの返信例文は、「○○さんとは同じ部署で、ご迷惑もたくさんかけてきました。」
社外の退職メールへの返信例文は、「〇〇様は、まだ入社したばかりで未熟な私をたくさんご指導くださりました。」
親しくない場合、自分から見た相手の良い印象などを伝えるのもおすすめです。

新天地での活躍・健康を祈る言葉

退職挨拶メールの返信の最後に、新天地での活躍・健康を祈る言葉を書きましょう。
社内の退職メールへの返信例文は、「これからの日々が充実した毎日となりますよう、健勝をお祈りいたします。」
社外の退職メールへの返信例文は、「○○様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。くれぐれもお体にお気をつけください。」などです。

退職理由は詳しく聞かない

退職の挨拶メールに返信する時は、退職理由や転職理由を詳しく聞かないようにしてください。
体を壊した、現在の職場で働くのが辛い、人間関係に不満があるなど、あまり良くない理由かもしれません。
そうでなくとも、プライベートなことなので聞かれたくない人はたくさんいます。
退職理由には触れず、退職者の今後を気遣う優しい言葉で送りましょう。

【社内編】退職の挨拶メールへの返信例文

ここでは、社内から来た退職メールへの返信例文を紹介します。
定年退職した上司や、親しくない人でも返信することで良い関係を築けるでしょう。

定年退職する上司に返信する

○○本部長
この度はご丁寧に退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございました。
定年退職とのことで、長年のご勤務お疲れ様です。
本部長からは、新卒の頃から大変多くのことを学ばせていただきました。
○年間と長きにわたりご指導いただいたこと、心より感謝申し上げます。
今後の○○本部長のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

離職・転職する上司に返信する

○○課長
この度は、ご多忙にもかかわらず、ご挨拶をいただき誠にありがとうございました。
○○課長の元で仕事ができたことで、ここまでビジネスマンのスキルが身につきました。
○○課長の退職は寂しい気持ちが大きいですが、厳しくも優しい指導を忘れず、今後も頑張っていきます。
今後の○○課長のご活躍を心よりお祈りいたします。

離職・転職する部下や同僚に返信する

○○さん
お忙しいところ退職のご挨拶をいただきありがとうございます。
研修から配属後まで、ずっと一緒に頑張ってきた○○さんが退職するのはやっぱり寂しいです。
ことあるごとに飲みに行って、最後はいつも私が励ましてもらっていましたね。
今後の◯◯さんのご活躍を心よりお祈りしています。
○年間本当にありがとうございました。

結婚・妊娠・出産で退職する人に返信する

◯◯さん
お忙しいなか退職のご連絡をいただき、大変ありがとうございます。
◯◯さんはプロジェクトだけでなく、プライベートのことも親身になって相談にのっていただきました。
いつも前向きな◯◯さんとともに仕事ができたことをとても嬉しく思います。
○年間、本当にありがとうございました。
無事にご出産されることを心よりお祈りいたします。
お身体には十分お気をつけください。

【社外編】退職の挨拶メールへの返信例文

最後に、社外の取引先から来た退職メールへの返信例文を考えてみました。
取引先の関係でも、今後の対応次第で仕事をつなげてくれる可能性があります。

定年退職する取引先の人に返信する

株式会社○○
○○○○様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。
この度はご丁寧に退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます。
○○様には、公私共にご指導をいただき本当に助けられました。
ご一緒にお仕事ができなくなるのは残念ですが、今後の〇〇様のご活躍をお祈りしております。
くれぐれもお身体にはお気をつけください。
ありがとうございました。

離職・転職する取引先の人に返信する

株式会社○○
○○○○様
日頃は並々ならぬお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
株式会社○○の○○です。
この度はご多用の折、退職のご連絡を頂戴し誠にありがとうございます。
○○様には、○年ご一緒にお仕事をさせていただき、大変お世話になりました。
長きにわたり弊社にご尽力いただいたこと、感謝申し上げます。
昨今大変な状況が続きますが、どうぞご自愛くださいませ。

まとめ

ここまで、社内で定年退職する人や、社外の取引先からの退職挨拶メールに返信すべきかについてやシンプルな例文を紹介しました。
社内・社外問わず、退職挨拶メールには返信することで今後も良い関係を築けます。
あまり親しくない人からでも、そこから縁が繋がることがあります。
退職メールへの返信例文を参考に、退職する人を快く送り出してあげましょう。